Viele Lohnveredler verschicken ihre Rechnungen per Post. Mit einer E-Mail-Anbindung von Softec erfolgt der Versand digital und automatisch. Dadurch sparen Mitarbeiter eine Menge Zeit und Stress beim Rechnungsversand. Rechnungen lassen sich sogar im ZUGFeRD-Format verschicken und sind damit auch maschinenlesbar. Außerdem entfallen für Rechnungen die Portokosten, sowie Papier- und Druckkosten. Auch für die Kunden von Lohnveredlern entstehen Vorteile – vor allem wenn sie selbst digital arbeiten. Denn Rechnungen per Mail sind in diesem Fall deutlich einfacher zu bearbeiten. Wenn eine Rechnung per Post ankommt, führt das nur zu zusätzlichen Arbeitsschritten. Mitarbeiter müssen die Rechnungen scannen und doppelt ablegen: im digitalen System und in einem Ordner. Verwenden Kunden das ZUGFeRD-Format, wird die Verarbeitung der Rechnung noch einfacher. Denn das Format ist gleichzeitig für Mensch und Maschine lesbar. Dazu wird ein PDF per Mail verschickt, in dem die maschinenlesbaren Daten eingebettet sind. Dadurch werden Rechnungen direkt validiert und können automatisch in Überweisungsformulare übernommen werden. Von der Einrichtung einer E-Mail-Anbindung profitiert nicht nur der Rechnungsversand. Angebote, Auftragsbestätigungen und Lieferscheine können ebenfalls automatisch versendet werden.
Mehr Informationen
Autor(en): Sprimag
